工程档案管理制度细则（热门13篇）

规章制度应适应时代和环境的变化，随时进行修订和完善，保持其适用性和灵活性。如果您正在制定规章制度，不妨参考一下这些范文，或许能给您一些启发和思路。

工程档案管理制度

1、认真贯彻执行xx市城建档案归档制度，建立工程施工技术档案。

2、配备专职工程档案资料员，负责工程施工档案资料的编制、填写、收集、整理、装订与保管和竣工资料的复印装订与移交工作。

3、工程施工档案资料，随工程进度同步收集与整理，并做到齐全与完善，按类别装订存放保管。

4、任何人不得随意涂改工程档案资料和弄虚作假。

5、所有投入使用的材料或半成品、成品的构件均必须有检验合格证明，并存入工程档案备查。

6、所有资料的交接、借出均须办理手续和进行登记签证。

7、工程档案资料在保管过程中将做好防潮和反腐工作，以免纸张变色和发霉。

工程部档案管理制度

1、工程项目部根据工作需要配备资料员,资料员应严格装饰施工档案管理要求负责工程资料的收集、整理、编号、装订,做好资料档案工作。

2、做好施工现场每周例会记录、每月例会记录。临时现场会议记录。

3、项目工作人员登记造册。施工班组人员身份证复印件整理归档。

4、工程中工程量签证单、工程任务书、设计变更单、施工图纸、工程自检资料的整理归档。

5、工程中其他文件、资料、文书往来整理归档。

6、各类档案资料分类保管,做好备份,不得遗失。同时建立相关电子文档,便于查阅。

7、借阅档案资料需办理借阅手续。填写工程资料借阅表,并及时归档。

工程档案管理制度

为了更好的规范工程资料、文件、设计图纸的保管、发放和使用，根据公司档案资料及图纸数量的实际情况，本着为工程服务的原则，合理利用档案资源，达到施工、存档两不误的目的，制定本细则。

从工程项目建议书始到工程竣工决算止所有与工程有关的，具有保存价值的文字、资料、图纸、图标、声像各种载体的文件材料等。

1、认真贯彻执行《档案法》、《保密法》及公司的有关制度，严守公司档案管理制度和保密守则，保护公司的合法权益。

2、及时将收集的文件、资料、图纸等，整理分类，编写目录，装订成册，在保管过程中，严格遵守档案接收、查阅、出借、归还的登记制度。

3、归档的文件材料要完整、系统、准确。

4、档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。 5、做好档案的“防火、防盗、防潮、防虫、防尘”工作，档案柜必须加锁。

6、保存的工程档案每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

1、有关单位查阅档案，应出示单位证明及本人证件，档案管理员要做好登记手续。

2、本单位职工查阅档案，档案管理员同样要做好查阅登记手续。

3、档案一般只供查阅，不予外借。如因工作需要确需外借，需经部门经理批准并约定归还日期，由管理员按期追还，需续借的要重新登记，借阅人应做好外借档案保管工作。

4、原件原则上不外借。

5、查阅、借用档案，应保证档案完好无损，严禁撕损、涂改、抽页、沾污（包括划线、画图等、档案资料。

6、允许复印的档案，应在登记时注明复印的名称和份数。

1、施工图纸从设计院出图审查后，先送到工程部档案室，档案管理员按设计合同规定接收设计院分发的施工图纸，准确核对后，按专业分类、编号，并将目录输入微机。

2、工程施工过程出现的变更文件等相关设计文件的内容必须先到档案室登记备案，由档案室登记发放。

1、招标代理公司所需图纸，必须从档案室按借阅程序借出，招标结束后，3日内送还档案室，延期管理员要尽快督促还回。施工图纸的发放由管理员按中标通知书通知有关单位领取。

2、施工单位等部门的图纸接收人为公司负责人。 3、图纸发放由资料室办理发放手续，接收人核查无误后进行签字、领取。

4、对于已领取图纸的施工单位，不得再向档案室借阅该部分图纸。

5、公司其他科室需在资料室借阅的图纸，借用人在资料室进行借阅登记，由各自部门领导签字认可，借阅时间最长不得超过七天。

6、档案室存档的图纸原则上不予借出,特殊情况下如需借阅,经公司主管经理批准后,方可借阅。

7、图纸变更单执行上述规定。

对施工中由于变更等原因而作废的图纸，资料室将新图纸报主管领导审查，由主管领导发布变更通知，资料室通知各使用部门将旧图纸交回资料室后，按领用程序重新领用新图纸。回收的作废图纸，按有关规定进行处理。

根据建设局档案室及质检站有关的要求，由档案室对图纸、资料进行整理、移交、备案。

1、收文登记表

2、发文登记表

3、借阅登记表

4、废图回收登记表

工程档案管理制度

各类技术资料必须分类装订成册，编制目录，专人管理及制订借用制度。技术档案一般可分成四类:。

物业施工竣工验收的整套档案资料;。

设备的规范、标准、各项制度及技术标准;。

设备新技术信息及资料;。

职工技术考核标准及资料。

1.1所有工程技术资料、图纸、使用说明书、工具书、工程维修保养原始记录等均作为工程技术档案在工程部资料室归档统一保管。

1.2文件、资料是大厦的重要财富，人人都要爱惜。

1.3未经批准，不得将任何资料借给本公司以外人员。

1.4重要的工程技术档案应保存原件，原件通常不予借阅，以复印件的版本外借。

1.5档案资料借阅要严格履行借阅手续。除图书外，档案资料严禁带出大厦。重要资料只限在资料室内阅读。

1.6借阅图书每次限借一本，特殊情况需得到总工程师批准。借期为一个月，到期应办理续借手续。图书不得在个人手中长期持有。

1.7对档案资料，借阅人不得裁减、抽页、乱画、涂改，保持版面清洁。

设备登记卡是设备管理的主要依据，每一台设备都应设立一张登记卡。为了便于查阅，可按设备系统分别装订成册。现代化设备管理的一条重要经验，就是重视对设备状况及维修保养工作情况的调查和统计，系统地、有计划地积累分析原始记录，在调查分析中研究设备维修保养工作的.规律，使设备能够达到最高的综合效率。

设备登记卡应包括设备检查、维修保养记录，设备缺陷记录以及重大事故记录，这些可作为设备计划检修和确保设备正常运行的重要依据，也是设备技术改造、报废的主要依据。

设备一般每年按设备登记卡进行一次全面的清点核对，应该做到帐物相符。

物业的每套客房可认为是为用户服务的独立设备，因此，每一独立单元需设立一张用户单元设备档案卡。这有利于掌握对用户设备的完好程度及设备返修率程度的了解。

工程档案管理制度

1.3公司的各类档案必须按年度立卷。各分公司、部门内部在工作中形成的各种有保存价值的文件资料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

1.4公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统性和完整性，公文上的各种附件一律不得抽存。公文结案后，应及时交由本部门文书管理人员归档。工作变动或因故离职时，必须将文件材料向接办人员办理移交手续，不得擅自带走或销毁。

2.1坚持按部门收集、管理文件资料的制度。公司各部门、各分公司均应设立兼职档案管理员，负责管理本部门的文件资料，并保持相对稳定。人员变动，应及时通知公司档案主管部门。

2.2公司档案的主管部门为公司行政人事部。

2.3凡本公司缮印的公文(含定稿和正件与附件、批复、请示、报告、转发文件含被转发的原件)一律由公司行政人事部统一收集管理。

2.4一项工作由几个部门参与办理，在工作中形成的文件资料，由牵头主办部门收集归档。公司召开会议形成的文件由会议主办部门收集归档。

2.5公司工作人员外出学习、考察、调查研究或参加行业主管部门召开的会议等公务活动的人员，在核报旅差费时，必须将会议的主要文件资料交行政人事部办理归档手续，由行政人事部档案管理人员签字认可后，财务部门才能给予报销。

2.6本公司召开全公司性的会议，由会议主办部门指定专人将会议资料、声像资料等向公司行政人事部办理归档手续，由办公室档案管理人员签字认可后，财务部门才能报销相关的会议费用。

2.7公司专(兼)职档案管理人员的职责是:了解本公司(部门)的工作业务，掌握本公司(部门)文件资料归档的范围，收集并管理本公司(部门)的文件资料;认真执行文件资料归档制度，对本公司(部门)承办的文件资料及时收集归档。，每年的三月份以前将归档文件资料归档完毕，并向公司行政人事部移交(在公司档案室尚未建立的情况下，文书、人事档案统一由公司行政人事部管理，财务档案暂由财务部管理，工程技术档案暂由工程部管理，声像档案暂由企业发展部管理。待条件成熟后再移交公司档案室);承办人员借用档案资料时，应按照档案借用程序办理借用登记手续。

3归档范围。

3.1重要的会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、经验材料、会议纪录等。

3.2上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例规定、通知等文件资。

3.3本公司制发的所有正式文件和与有关单位往来的文书。

3.4本公司向上级的请示与上级机关的批复。

3.5反映本公司生产经营活动的计划、总结、报告、请示、批复、报告、会议纪录等。

3.6本公司与相关单位签订的合同、协议等文件资料。

3.7本公司关于中、高层管理人员职务任免的文件资料，以及员工考核、奖惩的文件资。

3.8本公司员工劳动、薪酬、福利等方面的文件资料。

3.9本公司的.历史沿革、大事记以及反映本公司重要活动的照片、录音带、录像带和剪报等资料。

4平时归档。

4.1各部门对已处理完毕或批存的文件资料要及时交由本部门兼职的档案管理员组卷、编目、归档。

4.2各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归档使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

4.3公文承办人员应及时将已处理完毕或经领导批存的文件资料收集齐全、加以整理，交给本部门兼职档案管理员立卷归档。

4.4兼职档案管理人员应及时将立卷的文件资料，按照“案卷类目”的条款放入平时保存文件夹内对号入座，予以保存，并在收发文登记簿内予以注明。

5立卷归档。

5.1为统一立卷规范、保证案卷质量，立卷工作由各部门兼职档案管理员负责，公司办公室档案管理人员负责组卷、编目。

5.2案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有关联系，区别不同的价值，便于保管和使用。

5.3归档的文件资料种类、份数以及每份文件资料的页数均应齐全完整。

5.4在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷。绝密文件单独立卷。少数普通文电如果与密件有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

5.5不同年度的文件资料不得放在一起立卷，但跨年度的请示和批复，应放在复文年立卷。没有复文的，放在请示年立卷。跨年度的规划放在针对的第一年立卷。跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。跨年度的会议文件放在会议开幕年。其它文件的立卷按照有关规定执行。

5.6卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后。其它文件资料依其形式规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

5.7卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号。装订的案卷应该统一在有文字的每页材料正面的右上角和背面的左上角打印页号。

5.8永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

5.9有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应该将立卷人、检查人的姓名和日期填上，以示负责。备考表应置于卷尾。

5.10案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

5.11案卷的装订:装订前，卷内文件要去掉金属物质，对破坏的文件资料应加以裱糊。字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

5.12案卷各部份的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)―文件―封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜保存。

工程档案管理制度

第一条为了做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产(使用)管理、工程维护和改建扩建中的作用;根据《中华人民共和国档案法》结合基本建设工作的具体情况，特制定本暂行规定。

第二条基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、策划到建成投产(使用)的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划;测设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)。等工活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

各有关单位要按照统一领导，统一管理档案的原则，管理好基本档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

第三条各级基本建设主管部门、档案行政管理部门要负责监督、检查和指导本部门、本地区建设项目的档案资料工作。档案行政管理部门应参加重点建设项目档案资料的检查验收。重要的国家重点建设项目由国家档案行政管理部门参加验收，部门、地方的重点建设项目由部门、方方档案行政管理部门参加验收。

第四条基本建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同步，项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作;项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。

第五条项目建设过程个建设单位、工程总承包单位、工程建设现场指挥机构、勘察设计单位、施工单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。属于建设单位归档范围的档案资料，有关单位应按时整理、移交建设单位。

第六条档案资料的汇总整理。

1.建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。

实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工时由现场指挥机构向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。

2.建设项目由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料，交建设单位汇总、整理，或由建设单位委托一个承包单位汇总、整理。

第七条建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位必须有一位负责人分管档案资料工作，并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。施工过程中要有能保证档案资料安全的库房和设备。

第八条凡有引进技术或引进设备的建设项目，要做好引进技术和引进设备的图纸、文件的收集、整理工作，无论通过何种渠道得到的与旨进技术或引进技术或引进设备有关的档案资料，均应交档案部门统一管理。档案部门要加强提供利用的手段和措施，保证使用。

第九条归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

第十条对超过保管期限的基本建设项目档案资料必须进行鉴定，对已失去保存价值的档案资料，经过一定的审批手续，登记造册后方可处理。保密的档案资料应按保密规定进行管理。

第十一条设计建设大、中型建设项目时，均应设计建设与工作任务相适应的，符合要求的.档案资料库房，并为档案资料保管和提供利用配置必要的设备，其费用列入工程总概算。

第三章竣工档案资料的管理要求。

第十二条竣工图是工程的实际反映，是工程的重要档案，工程承发包合同或施工协议中要根据国家对编制竣工回的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定：施工单位不按时提交合格竣工图的，不算完成施工任务，并应承担责任。

第十三条施工单位要做好施工记录、检验记录、交工验收记签证等，整理好变更文件。按规定编制好竣工图。工程竣工前，由主管部门、建设单位组织检查竣工图的质量，基本建设主管部门、施工企业的主管部门应检查施工单位编制施工档案的质量。

第十四条编制竣工图的费用，按下列办法处理。

1、因设计失误造成设计变更较大，施工图不能代用或利用的，由设计单位负责绘制竣工图，并承担其费用。

2.因建设单位或主管部门要求更设计，需要重新绘制竣工图时，由建设单位绘制或委托设计单位负责绘制，其费用由建设单位在基建设投资中解决。

3.第l、2项规定以外的，则由施工单位负责编制技工图，所需费用，由施工单位自行解决。

第四章归档范围和保管期限。

第十五条建设项目文件材料归档范围和保管期限，一般可根据本规定附表《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》执行。特殊专业的建设项目可参照附表制定补充规定。

第十六条建设单位应根据工程规模和工程全过程中应产生的文件材料规定详细的归档范围和内容，以确保归档文件材料的完整性。

第十七条基本建设项目档案资料的保管期分为：永久、长期短期三种。

长期保管的基本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

第五章附则。

第十八条技术改造项目可按照本暂行规定执行。

第十九条本暂行规定由国家计委、国家档案局负责解释。

第二十条本暂行规定自公布之日起施行。

工程档案的管理制度

一、为了加强tq－04标段档案的收集、整理、立卷、归档管理，充分发挥档案在经营管理、施工生产中的作用，根据《江苏省高速公路建设项目档案管理规范》以及有关各类档案管理的规定、规范、条例、办法等要求，制定本档案管理制度，确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性，达到“建一流交通工程，创一流工程档案”的目标。

二、档案工作是企业管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分，各分部应根据分管业务内容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作，把此项工作做为考核本分部工作的一部分。

三、档案管理体系与职责。

经理负责档案的全面工作，工程技术档案，由项目总工主管。项目经理部诚恳接收通启高速公路建设总指挥部的指导和检查。

（一）主管经理。

1、组织经理部、分部技术部门，贯彻执行本制度的各项规定，并负责监督检查。

2、负责档案工作的总体安排，定期检查档案工作。

3、布置和检查各项工作的同时要布置和检查档案文件材料的形成和归档。

1、档案管理室由工程部负责，贯彻执行本制度统一管理档案。

2、负责检查和协助各分部及有关资料管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。

3、对各分部档案管理的质量好坏，给予奖励和处罚。

4、参加建设项目竣工及重要设备开箱的文件材料验收工作，专职或兼职档案管理员必须参加。

5、工程技术档案由项目总工负责，由工程部主任根据《公路工程竣工验收办法》或合同中规定要求进行收集组卷，移交通启高速公路建设项目档案室，并办理移交手续。

（三）各分部。

1、各分部接收档案管理室的业务指导和检查，在工作中接收主管领导和档案管理室负责人的领导。

2、档案管理员对接收的档案进行分类，编号，登记，统计和日常必要的整理。

四、经理部、分部应加强对档案工作的领导，由分部经理领导分管分部此项工作。并应将档案工作纳入工程计划管理之中，纳入施工管理及考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责，纳入经济责任制，建设项目专职档案或兼职档案员要参加工作例会和工程质量评定会，参加设备开箱、参加各单项验收和工程项目总验收。

二、文件材料的形成、积累、整理、归档和移交。

一、高速公路建设项目文件材料要字迹清楚，图画整洁，签署完备，文件材质优良，不得用易褪色的书面材料书写、绘制。归档文件材料应为原始件。

二、做好施工记录、检验试验记录、交工验收记录和各种表格汇总签证施工组织设计、图纸会审记录，施工日志，变更设计报告，设计变更通知单，开工报告，施工技术总结等，按规定在工程竣工验收前编制好竣工图，并加盖竣工图章，由施工单位负责人审核签字。

三、在职责范围内做好与高速公路建设项目有关的文件材料的收集、积累工作，按《江苏省高速公路建设项目文件材料归档范围内及保管期限表》的要求将具有查考利用价值的各种形式与载体的文件均收集齐全。

四、高速公路建设项目形成的全部文件在归档前必须进行系统整理。其分类组卷做到科学合理，充分保持卷内文件有机联系，归档案卷要符合《江苏省高速公路建设项目档案、案卷质量标准》的要求，分类编号方法依据《江苏省高速公路建设项目档案分类编号表》执行。

五、编制档案总目录，分目录，移交单位和接收单位目录。归档的案卷质量必须符合下列十条标准。

1、归档文件、齐全完整；

2、分类清楚，保持联系；

3、题名确定，容易查找；

4、卷内排列，系统条理；

5、保管期限准确；

6、密级划分恰当；

7、蓝图折叠，符合要求；

8、卷皮书写，正楷整法；

9、案卷装订，整齐美观；

10、声像资料，清楚清晰。

六、在高速公路建设项目完成后三个月内将项目档案文件向建设单位移交、归档。

七、向管理单位移交时应办理档案移交手续，明确档案移交的内容，案卷数，图纸份数，并有完备的清点、签字等交接手续。

八、负责对全部工程归档文件的汇总整理，并根据江苏省高速公路档案分类编号体系完成案卷的编目工作。

附：

工程档案的管理制度

1、所有的工程设备档案由工程组文员负责管理。工程档案管理人员应严守公司档案管理制度和保密守则。

2、各类档案应按系统分类：强电、弱电、空调、机管，统一存放档案盒并贴上标签。

3、档案及图纸是工程维修保养的重要依据，应妥善保存，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。需销毁的资料应由总工程师及系统工程师组成鉴定小组研究后决定。

4、借阅档案须经相应系统的工程师以上人员批准，文员登记并指定归还日期，由文员按期追还，需续借的要重新登记。

1、维修档案属工程档案的一部分，由工程组文员统一管理。

2、设备维修档案按强电、弱电、机管、空调、装修分类。

3、档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。

4、文员根据返回工程组的维修单，当天填写维修档案记录表，并录入电脑中已设置密码的“维修管理”项目。

5、文员每天核对发出和返回的维修单，将有关内容如实录入维修档案记录表，如发现不符马上追查原因。

6、文员每月对维修档案记录表、维修单等进行整理，并分类归档。

7、维修档案作为评估大厦设备运行情况的根据，应妥善保存。

保存期限一般为一年，重大维修项目保存期至少为两年。过期档案由总工程师、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。

工程档案的管理制度

1、学校营养餐工作建立档案，由分管此项工作老师专人管理。

2、上级主管部门关于营养餐工作下发的文件、通知、通报、讲话、检查情况记录、整改意见、措施等必须归档备查。

3、学校制定的营养餐工作各种管理制度，突发安全事故应急预案和组织领导机构等材料都要装订归档。

4、学校接收、发放营养餐情况等材料必须及时归档，按自然月份存放。

5、对于突发事故，应同步介入收集相关材料归档备查。

6、学校营养餐工作档案实行借还登记制度，按档案管理条例进行管理。

7、管理人员随时搞好营养餐工作档案的保管，注意防盗、防火、防遗失。

8、管理人员随时注意收集整理营养餐工程材料并及时归档。若发生遗漏和失误要追究管理者的责任。

9、档案的资料必须真实、准确，为各级主管部门检查营养餐工程落实情况提供详实的资料依据。

10、借阅档案须经学校领导同意，并办理借阅登记手续，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还。

工程档案的管理制度

一、文件档案工作用办公室总负责，各部门协助管理。

（一）各类公文材料收文由办公室统一处理。办公室由专人负责公文的签收、拆封、筛选、登记、拟办、呈阅、付阅、分办、催办、收集、立卷等工作。

（二）各类文件档案得整理、利用、统计、保护工作由办公室统一负责，以确保档案的完整及价值的发挥。

（三）政府部门下发的盖红章的文件正本必须交办公室存档。

（四）各部门每月月底前将重要的、有价值的文件、合同等编号、分类登记造册，交办公室统一保管。

（五）各部门的各类专业档案，如工程技术档案、财务档案、人事档案等由各部门自行管理。各部门应在立档后，将总目录及卷内目录交办公室一份，以便查阅、利用。

（六）各类文件档案要妥善保管，任何人不得擅自携带机要文件回家或去公共场所，避免泄露、丢失等不安全事故发生。

一、各部门上报的行文，要按照公司统一规定的格式执行，具体详见《关于行文程序的管理规定》。

二、各类公文办理程序。

（一）一般下级报上级部门的请示类文件，应在三天之内回复，紧急文件应当天回复。

（二）上级对下级的指示类文件，应按指示精神在规定的期限内办理，处理结果及时向有关领导汇报。

二、管理机构及职能。

（一）组织机构：

1、北京东丽温泉房地产开发有限公司成立以总工程师为首的工程档案管理小组，该管理小组由下列人员组成：

组长：总工程师。

组员：开发部、经管部、工程部、材料设备部的经理及各部门指定的档案员。

2、参与本项工程的其它公司均要指定专人分管档案工作，并建立相应的档案机构和管理制度，配备能胜任的档案工作人员，以保证高质量地管理好本项工程的档案材料。

（二）职能。

1、总工程师负责整个工程的档案管理工作，组织制定本项工程的归档范围、管理制度、收集整理工程前期文件，组织审查、接收各单位编制的档案文件。在检查汇总后由有关部门向城建档案馆移交。

2、勘测设计单位应做好工程项目的勘测、设计文件的收集整理工作，并按要求向建设单位工程部移交档案。

3、各施工单位负责收集、整理自己承包范围内的施工技术文件和竣工图，汇总后经监理单位审核合格后移交建设单位工程部。

4、监理单位负责工程监理文件的收集整理。在建立工作完成后移交给建设单位工程部，并负责审核施工单位的竣工文件。

三、管理内容与要求。

（一）归档办法：

（二）管理要求：

（三）竣工图的编制：

（四）归档范围、收集保管单位、保存期限（见附表）（五）工程档案使用：

（六）汇总上报：

档案工程管理制度

明确管理处工程设备设施档案的`管理。

2.1房屋本体资料(包括房屋建筑竣工图等)。

2.2电梯资料(包括：电梯系统图纸，电梯安装资料，电梯使用维护说明书等，对电梯资料实行一梯一档)。

2.3消防设备设施资料(包括消防设备设施相关图纸等)。

2.4供配电设备设施资料(包括供配电设备设施相关图纸等)。

2.5给排水设备设施资料(包括给排水设备设施相关图纸资料)。

2.6暖通设备设施资料(包括暖通设备设施相关图纸资料)。

2.7弱电设备设施资料(包括弱电设备设施相关图纸资料)。

3.1管理处工程主管(领班)负责设备档案的归集工作。

3.2管理处文员(客服)负责设备档案的汇总管理工作。

4.1管理处工程主管(领班)在新物业接管时，负责房屋设备设施资料的归集工作。

4.2管理处工程主管(领班)及相关工程人员负责日常产生的工程资料的归集工作。

4.3管理处工程主管(领班)及相关工程人员将归集到的资料上交管理处，管理处主任指定文员(客服)专人负责工程设备设施资料的保存和管理工作。

4.4不经管理处主任同意，文员(客服)不得将工程设备设施资料外借和复制；如相关工作人员需要借阅和复制，必须经管理处主任同意，并且填写《文件借阅、复制记录表》。

档案工程管理制度

工程档案是工程部运行管理楼宇建筑设施和设备的基本依据，加强工程档案管理是工程部的`一项重要工作。为加强工程档案管理特制定本管理制度。

1、工程档案管理采取纸页档案和计算机档案并行管理方式，基础档案材料要保留纸页档案，过程性档案要逐步向无纸化档案过渡。

2、工程档案设置三级目录，第一级目录为类别目录，第二级目录为程序文件目录，第三级目录为工作单目录。

3、工程档案设置应与上一级档案目录设置一致。

1、工程档案管理责任

(1)工程部经理责任:设置文秘档案员;确定档案目录;设置档案保密等级;检查档案情况。

(2)工程部责任:配合工程部经理进行工作。

(3)文秘档案员责任:档案建立;档案修改;档案整理;销毁更新;档案资料分析报告;接受经理和上一级档案管理人员检查;检查工程部各级人员档案工作情况。

(4)员工责任:认真进行原始资料的记录;接受各级领导和档案员的工作检查。

2、工程档案管理程序

(1) 工程档案的建立

文秘档案员根据经理意见建立各级档案目录并将各类文件、资料、图纸、记录按目录要求存档。档案要予以统一编号，并在每卷首页建立目录清单，同时在计算机中进行目录登记。

(2) 工程档案的存档

工程档案由文秘档案员整理，按规定目录存档。

(3) 工程档案的查阅和借阅

一般工程档案查阅可向文秘档案员借出，在工程部办公室阅览;若需借阅须在文秘档案员处办理借阅手续。保密档案经工程部经理批准可查阅，不可以借阅。

(4) 工程档案的更改清理和销毁

原始档案一般不可修改;工程部工作档案经工程部经理同意可以修改。工程部档案应定期进行清理，过程性工作档案到期后应及时销毁，但应做好销毁记录。

(5) 上级档案存档

工程部档案应由文秘档案员定期上交物业管理中心存档。

(6) 保密等级设置和更改

涉及到物业管理中心、项目部、工程部机密的技术和经济档案，如委托管理合同、原始图纸、技术改造方案和图纸、工程招标标底、施工合同书等应设置密码，其保密等级和密码及其修改由工程部经理决定。

(7) 计算机档案管理

工程部档案应积极推行计算机管理，由文秘档案员设置目录菜单，将档案或目录及时录入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。

(8) 图书档案管理办法

工程部购置的技术图书由文秘档案员登记建档，制定图书借阅管理办法，严格按管理办法借阅。

档案工程管理制度

1.1工程项目档案是企业档案的重要组成部分，对工程项目的开展及公司的生产经营有着重要作用；为加强工程项目档案的管理职责，规范档案管理，结合施工企业的实际情况，制定本规定。

1.2本制度适用公司及各分子公司工程建设项目的新建、扩建、改建、技术改造及安装等项目的从立项至竣工验收过程中的文件编制、档案、收集、管理。

1.3项目工程档案按照集中统一管理的原则，由项目部统一管理，重要及常用的文件移交档案室保管，以确保工程档案的完整、准确和安全，并便于使用。

1.4项目部根据工程项目建立、建全档案的形成、收集、积累、整理、归档的工作体系。

2.1项目部是公司项目工程相关档案的统一管理者，负责组织相关部门和人员收集、整理项目从立项到最终验收交付的所有相关文件；并对工程项目进行统一整理造册。

2.2现场工作组是项目部的下属部门，受项目部的直接领导，在项目部的领导下负责收集现场施工、工程预算、工程更改、支付、结算、决算、验收等环节的相关资料的收集、整理；接收、审核施工、监理等相关方移交的资料，并对收到的资料进行统一整理。

2.3档案室接收项目部移交的项目档案，并加以分类、整理、管理，并负责工程资料的'收发、借阅等工作。

3.1工程项目档案是指导工程项目及日后的生产、建设活动的重要依据，是继承工程项目知识的重要手段，因此工程项目档案管理先明确责任；项目部根据工程特点，明确项目从立项到最终验收交付的过程中档案管理的相关人员及职责。

3.2从项目开始立项，项目部制定工程项目档案负责人，工程项目施工前由项目部指定人员收集立项、选定工程合作单位、设计、预算等相关资料，从项目施工至竣工验收阶段由现场工作组负责档案的收集。

3.3资料收集人在工程资料收集后根据项目工程的逻辑性，对工程项目资料进行分类整理，对缺少的资料应及时收集，使工程资料完整、逻辑条理清晰。

3.4根据工程项目特性，现场工作人员在适当时候将工程资料移交项目部，由项目部，由项目统一整理、登记、编号、组卷。根据其逻辑顺序，分类保存，保存的资料应做好标识，方便管理查询。

3.5项目部对移交的资料统一整理后，重要的、日常使用的资料，项目部应及时归档，方便资料需要人的使用，项目部归档的工程资料应为原件，项目部自留复印件。

档案室应做好项目部移交资料的登记，并对移交工程资料单独归类存放。

3.6档案室管理人员应做好借阅管理，原件资料一般不允许借阅，借阅复印件供借阅人使用，因特殊原因需要向外递交的档案应做好说明，备注原因。

工程项目档案借阅后，档案管理人应及时通知借阅人，按期归还。

4.1工程项目文件是在项目工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。

4.2工程项目档案从立项到验收交付过程中，施工、监理等相关方应主动将相关资料移交现场工作人员；同时档案收集人应及时收集及催促资料移交人移交资料，工程资料一律先收集、整理、归类，再移交项目部，由项目部统一整理、分类，在项目工程每环节完成后，根据项目特点，由项目部将需要归档的档案移交公司档案室。

4.3档案收集工作的要求

（1）认真贯彻集中统一管理项目档案的原则；

（2）遵循档案的自然形成规律；

（3）保证项目档案的齐全、完整、准确；

（4）认真审核，未经相关机构审批签字的要求相关人及时补齐；

（5）资料移交方和接受方均须做好资料备份。

4.4工程项目资料的收集管理

4.4.1项目部负责收集、积累和整理项目前期文件（施工前）以及设备，工艺和涉外文件；勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向项目部移交有关设计基础资料和设计文件（见）。

4.4.2项目施工阶段，由承包单位负责其项目全部文件的收集、积累、整理，并移交现场工作组；项目监理单位负责收集，积累项目监理文件，并提交现场工作组。

4.4.3项目竣工验收阶段，承包单位负责项目完工资料的收集、整理，提交现场工作组；现场工作组负责竣工验收阶段所有资料的收集、整理。